Så förenklade Fogel Mark & trädgård AB sin fakturahantering med SmartDok och Fortnox

Jenny Fogelberg, ägare av Fogel Mark & trädgård AB, behövde en enklare och säkrare process för att överföra fakturaunderlag från SmartDok till Fortnox. Genom att automatisera fakturaflödet med Standouts integration har företaget fått en mer effektiv fakturaprocess och kunde fokusera på kärnverksamheten.

Utmaningen: Onödigt manuellt arbete och risk för fel

Som många andra företag inom mark- och trädgårdsbranschen använder Fogel Mark & trädgård AB SmartDok för att hantera uppdrag och kunder ute på fältet. Systemet fungerar utmärkt för att registrera utförda jobb och kunduppgifter, men när det kom till faktureringen blev det problematiskt.

Tidigare skapades fakturor i Fortnox genom att manuellt exportera fakturaunderlag från SmartDok, ett tidskrävande arbete där risken för fel var stor.

“Tidigare fyllde vi i timme för timme i Fortnox baserat på SmartDoks loggar, nu överförs allt på några få sekunder!” berättar Jenny Fogelberg.

Varje vecka innebar samma procedur: - Logga in i SmartDok och hämta fakturaunderlag - Manuellt skapa fakturor i Fortnox baserat på utförda jobb - Kontrollera att kunduppgifter och belopp stämmer - Korrigera eventuella fel och dubletter

Detta tog inte bara flera timmar i veckan utan skapade också stress och risk för felaktigheter i faktureringen.

Lösningen: Fullt automatiserat flöde från SmartDok till Fortnox

Standouts integration hämtar fakturaunderlag från SmartDok och skapar färdiga fakturor i Fortnox – automatiskt och flera gånger per dag. När ett jobb avslutas i SmartDok överförs all fakturarelaterai information automatiskt utan manuell hantering.

Så fungerar integrationen:

1. Fakturatrigger – När en ny faktura skapas i SmartDok, påbörjas integrationen automatiskt
2. Datavalidering – Fakturan kontrolleras mot tidigare hanterade nummer för att undvika dubletter
3. Kundsynkning – Kunduppgifterna uppdateras eller skapas automatiskt i Fortnox
4. Fakturagenerering – En komplett faktura skapas i Fortnox med alla rader korrekt formaterade
5. Verifiering – Slutbeloppet jämförs mellan systemen för att upptäcka eventuella avvikelser

Resultatet: Färre fel, snabbare fakturering

Genom integrationen sparar Fogel Mark & trädgård AB både tid och frustration. Allt går snabbare och risken för fel har i stort sett eliminerats. Företaget kan nu fokusera fullt ut på att leverera högkvalitativa mark- och trädgårdstjänster till sina kunder.

Konkreta resultat:

• ⏱ Fakturor skapas på sekunder – Inget mer klipp-och-klistra
• 🔁 Daglig automatisering – Integrationerna körs flera gånger per dag
• ✔️ Färre fel – Systematisk validering ger hög datakvalitet
• 😊 Enklare vardag för personalen – Mer tid till kärnverksamheten

“Nu kan våra medarbetare koncentrera sig på det de är bäst på istället för att sitta med administration.” - Jenny Fogelberg, Ägare

En investering som lönade sig direkt

Integrationen betalade för sig själv redan första månaden genom de timmar som sparades på administration. Men det viktigaste för Jenny var inte bara tidsbesparingen:

“Resultatet blev inte bara tidsbesparingar utan också förbättrad precision i ekonomihanteringen och mer motiverade medarbetare som slipper onödig administration.”

Vill du också förenkla din fakturering?

Om ditt företag använder SmartDok och Fortnox kan du också automatisera överföringen av fakturaunderlag. Kontakta oss så berättar vi mer om hur det fungerar och hur vi kan hjälpa er spara tid och minska risken för fel.

Integrationen körs automatiskt flera gånger per dag och övervakas av Standouts supportteam - så ni kan fokusera på ert kärnområde medan vi sköter tekniken.

Läs mer om våra SmartDok-integrationer eller kontakta oss för en kostnadsfri konsultation.