De bästa integrationerna ska knappt märkas av. Målet är att du ska låta tekniken hantera bokföring, order, betalningar och returer på det sätt du bestämmer.
Som ekonomiansvarig handlar det om mer än att koppla ihop två system. Försäljning och moms ska bli rätt. Utbetalningar ska gå att stämma av. Fel ska upptäckas innan de blir problem.
Här är sex frågor att reda ut innan Shopify, WooCommerce eller Wix kopplas ihop med ekonomisystemet.
Du kan bokföra på två sätt: ett verifikat per order, eller ett samlat dagsverifikat. Valet är oberoende av hur ofta informationen förs över.
För de flesta e-handlare är dagssammanställning enklast. Färre verifikat, enklare avstämning och ofta lägre kostnad i ekonomisystemet. Order för order passar bättre när varje affär behöver kunna följas separat.
Tänk också igenom vilket underlag du behöver: bruttoförsäljning, moms, rabatter, avgifter, returer, betalsätt. Bokföringen ska kunna kopplas tillbaka till försäljningen, men kundens identitet behöver inte alltid följa med. Vid känslig försäljning kan uppgifterna begränsas eller avidentifieras.
När samma information finns på flera ställen behöver det vara tydligt vilket system som äger vad. Annars uppstår lätt dubbletter och motstridiga uppgifter.
Bestäm var produkter, priser, lager och kunduppgifter ska hanteras, åt vilket håll informationen ska gå och vad som händer när något ändras eller tas bort. Gemensamma artikelnummer och andra stabila identifierare gör flödet lättare att förstå och förvalta.
Fundera också på vilka kunduppgifter som faktiskt behöver överföras. Ett fungerande flöde kräver inte att all data kopieras överallt.
Försäljning, betalning och utbetalning sker sällan samtidigt. Innan pengarna når banken hinner betaltjänsten ofta dra avgifter eller räkna av återbetalningar.
Underlaget ska göra det enkelt att följa vägen från bruttoförsäljning till utbetalt belopp. Bestäm hur försäljning, moms, avgifter och återbetalningar ska bokföras, vilket avräkningskonto varje betaltjänst ska använda, och hur beloppen ska stämmas av mot banken.
Standouts integrationer har stöd för standardinställningar enligt BAS-kontoplanen. Du bestämmer hur bokföringen ska se ut i just din verksamhet.
Det är ofta undantagen som visar hur bra integrationen fungerar. Gå därför igenom hur den ska hantera exempelvis rabatter, presentkort, frakt, olika momssatser, returer, återbetalningar och andra valutor.
Bestäm också när ordern ska behandlas: när den skapas, när betalningen bekräftas, eller när varan levereras. Bokförs den för tidigt kan den behöva rättas senare.
Här möts ekonomins krav och det verkliga orderflödet. Vi går igenom båda innan integrationen sätts upp.
Flera e-handlar kan dela produkter, lager och kunder men ha olika valutor, betalsätt och momsregler, och tillhöra olika bolag.
Bestäm vad butikerna ska dela, hur försäljningen ska följas upp, och vilket ekonomisystem och bolag den ska föras till. Ta med framtidsplanerna redan nu, även om du bara har en butik i dag. Då kan nästa butik, marknad eller betaltjänst läggas till utan att allt behöver byggas om.
Välj ett tydligt startdatum och bestäm hur äldre order och redan bokförd försäljning ska hanteras. Testa sedan mer än ett vanligt köp: returer, delåterbetalningar, olika betalsätt. Stäm av resultatet mot e-handeln, betaltjänsten och banken.
Bestäm också hur misslyckade överföringar upptäcks, vem som får informationen, och hur länge loggar och historik ska sparas. Då fångar du avvikelser innan de märks i avstämningen eller bokslutet.
En bra e-handelsintegration ger dig kontroll utan att kräva din uppmärksamhet. För att komma dit behöver någon förstå både systemen och verksamheten mellan dem.
Vi går på djupet, ställer frågorna som behövs och bygger för att lösningen ska hålla över tid.
När allt fungerar märker du knappt integrationen. Precis som det ska vara.