Även om du har en smidig integration som löser det mesta åt dig, så kan det vara bra att ha koll på att balansen på Stripe-kontot stämmer överens med vad du har i bokföringen. Vi har satt ihop en guide för dig som arbetar med redovisningen så att du enkelt kan stämma av balansen på Stripe-kontot och justera den mot verkligheten vid behov.
Du är säkert med på hur pengarna flödar från kunden till Stripe och hela vägen in till banken, men bara för att vi ska förstå varandra så beskriver jag hur en typisk utbetalning från Stripe går till.
Kvitton på köpen finns i Stripe. Hur ofta utbetalningar sker kan du ställa in i Stripe, så vissa kunder får klumpsummor veckovis, andra månadsvis och vissa bara någon dag efter betalningen är gjord.
För att avstämningen ska vara värd att göra så behöver vi använda ett eget bokföringskonto för Stripe-betalningarna, eftersom de en liten stund landar hos Stripe. Många av våra kunder sätter antingen upp ett nytt konto i 19-serien och tänker på det som ett externt bankkonto, och andra väljer något i 15-serien och ser det som en kundfordran som är på väg att landa. Båda funkar bra för vår del.
Det här bokföringskontot ska bara röra Stripe-händelser för att avstämningen ska bli smidig.
För en given månad så tar du ut en kontoanalys ur Fortnox för det angivna kontot. Inne i Fortnox väljer du först “Rapporter” under kugghjulet uppe till höger, och sedan “Kontoanalys” under rubriken bokföring i vänsterspalten. Var noga med att ange rätt startdatum och slutdatum.
Kontoanalysen i Fortnox ger dig en möjlighet att hämta saldo för ett enskilt konto.
Ange bokföringskonto och datumintervall innan du visar kontosaldot på skärmen.
Inne i Stripe hittar du aktuell balans på ditt Stripe-konto under “Rapporter” och “Saldo”. Även här har du möjlighet att välja datumintervall. Se till att du väljer samma datumintervall som du gjorde när du angav i Fortnox.
Saldorapporten i Stripe hittar du under Rapporter -> Saldo.
Till höger om datumintervallet står även tidszon. Fortnox använder sig av svensk tidszon, så vi vill även att det matchas av Stripe. Annars kan vi missa transaktioner som ligger precis vid datumgränsen, och det händer ofta när det gäller exempelvis avgifter. Tidszonen “Europe – Stockholm” är den som vi vill använda.
Rätt tidszon för att jämföra Stripe med Fortnox är Europe -> Stockholm.
Nu när du har rapporterna för perioden för båda system behöver du bara jämföra periodernas start- och slutsaldon. Stripe presenterar det som Startsaldo och Slutsaldo med en datumangivelse för de båda.
Startsaldo för Stripe anges vid punkt 1 och slutsaldo vid punkt 2. Det här vill vi nu ska matcha rapporten vi tog ut från Fortnox. Där letar du efter raderna “Ingående saldo” som finns i början av rapporten och “Utgående saldo” som finns i slutet av rapporten.
Om siffrorna stämmer överens med beloppen från Stripe så har du koll på att Stripe-kontot är i balans.
Det kan hända att balansen inte stämmer överens. Här har jag försökt göra en liten lista på troliga orsaker till detta.
Om beloppet vid början av perioden stämmer, men inte i slutet så är det någon transaktion som inte har hanterats. Det kan bero på att det är en viss fördröjning på transaktioner, så se till att det gått några arbetsdagar innan du gör avstämningen. Det kan också bero på att något har missats. Du kanske har transaktioner som inte hanteras av integrationen, och att denna i så fall behöver kompletteras. Andra saker att kontrollera:
I saldosammanställning står antal transaktioner av varje typ under perioden. Har du lika många utbetalningar som saldosammanställningen säger? Har du lika många avgifter bokade? Har du börjat nyttja någon ny tjänst hos Stripe som inte är hanterad sedan tidigare? Är det flera integrationer som är påkopplade och jobbar med samma bokföringskonto? Det kan ställa till det. Har du gjort någon manuell justering under perioden?
Börja med att se om differensen mellan startsaldo och slutsaldo är rätt. Då kan perioden vara helt rätt bokförd, men felet har uppstått långt tidigare. Det här är vanligt om man har bokfört manuellt tidigare, och exempelvis missat någon transaktion eller räknat bort sig i valutahanteringen. Försök hitta den felaktiga transaktionen och gör en engångsjustering för att justera så att aktuellt saldo stämmer.