Tre tips innan du påbörjar ditt nästa projekt med att koppla ihop något med Fortnox.

Vi får frågan nästan varje dag: ”Kan ni koppla ihop System A med Fortnox ?”.

Svaret är i stort sett alltid ”Javisst, det är klart vi kan koppla ihop med Fortnox”. Vi vet nämligen att Fortnox har ett ganska bra API, det vill säga ett bra sätt att låta oss som bygger kopplingar att skicka in och hämta data från Fortnox på ett pålitligt och förutsägbart sätt som fungerar bra.

I praktiken är det dock en hel del som skiljer de andra systemen åt, inte minst i vilken tid det tar att bygga kopplingen och hur mycket manuell inblandning som krävs. Jag kan berätta lite om hur vi brukar arbeta när vi avgör hur systemen ska kopplas ihop med varandra på bästa sätt.

Vad ska vi koppla ihop med Fortnox?

För det första vill vi alltid veta vad som ska synkas mellan systemen. Är det fakturor, kundlistor, prislistor eller något helt annat? I vissa system kan det skilja sig mycket på hur man hämtar ut info från ett kundregister jämfört med bokföringsdata. Vissa kunder går det knappt att få ut info från alls.

Fundera även över om du verkligen behöver synka allt. Vi har många gånger haft kunder som börjat med inställningen att allt ska synkas, men det är inte alltid önskvärt. Kundinfo i ett säljsystem behöver antagligen inte skicka med säljarnas anteckningar om kunden hela vägen in till bokföringen. Istället kan man fokusera på några få fält, som kundens namn, faktureringsadress och referenspersoner. Det gör inte bara kopplingen billigare att ta fram, utan även säkrare mot fel och minskar risken att en intern anteckning som aldrig var menad att delas råkar hamna på ett ställe där kunden plötsligt ser den.

Här hjälper vi och andra integrationspartners ofta till i kravställningen, men det är bra om du har funderat igenom frågan ”Vad är det vi verkligen behöver?” innan du påbörjar den här typen av projekt.

Koppla ihop med Fortnox - Stripe
Stripe och Fortnox är två bra exempel på programvaror som går att koppla ihop med varandra eftersom båda har ett bra API.

Sedan är frågan ’Hur’?

Vi försöker alltid hitta något av följande:

  1. API-koppling, vanligtvis får man tag i API-nycklar från ena parten och kan därefter hämta ut datan. Fortnox i sig har ett API, och det är det vi använder för att hämta/skriva information till Fortnox, men det är inte säkert att det andra systemet har samma möjligheter.
  2. Exportfiler, exempelvis XML, CSV, Excel eller något positionsbaserat eget påhitt. Finns det bara en dokumentation brukar vi kunna lösa det.
  3. Databas. Vissa system tillåter oss att koppla in oss direkt på deras databas.
  4. Nytt projekt – även om det inte finns färdigt från början så kan vi ofta tillsammans med programvaruleverantören ta fram ett helt nytt sätt att få ut informationen även om det inte går rent officiellt.
  5. Färdig koppling – om det finns en fungerande färdig koppling brukar det vara billigast att koppla på sig på denna, under förutsättning att den gör det man behöver.

Ett kort ord om färdiga kopplingar. De kallas ibland standardkopplingar och ska mer eller mindre vara att bara koppla på och köra igång. Ibland är det någon mindre startkostnad, men oftast är det bara en fast månadskostnad på allt ifrån några tior till några tusenlappar per månad beroende på hur komplexa och vanliga de är. Alla färdiga kopplingar finns inte nödvändigtvis listade på Fortnox sida över kopplingar, men många som riktar sig mot småföretag och e-handlare gör det.

Är det värt att koppla ihop med Fortnox?

När vi väl har tagit reda på vad vi ska koppla ihop med Fortnox och hur vi ska göra det, så får våra kunder en offert på uppbyggnad av kopplingen mellan systemen och drift/underhåll på detta. Det är först då vi kan se om det lönar sig för kunden att göra den här kopplingen. Ibland händer det faktiskt att jag avråder kunder från att bygga en avancerad koppling och istället börjar med en enklare variant som bara löser de problem som tar mest tid. Värde för kunden är viktigt för oss.

Andra vill verkligen automatisera allt oavsett kostnad, eftersom känslan av en helt automatisk koppling är värd mycket mer än pengarna för dem.

Till slut handlar det nästan alltid om att räkna på hur mycket tid man sparar på att koppla ihop med Fortnox jämför med vad det kostar, och så länge man räknar på lite längre tidsintervall så brukar de flesta kopplingar gå att räkna hem.